Cos’è il “Process Mapping”? Perché è così importante?

Per “Process Mapping”, si intende la rappresentazione grafica di tutte le informazioni principali, declinate sotto il profilo decisionale, organizzativo ed operativo, che identificano e definiscono uno specifico processo aziendale.  

La grafica utilizzata serve a semplificare e a rendere più immediata la lettura delle ricche informazioni, con l’obiettivo di sostenere, anche se indirettamente, lo sviluppo dell’azienda.  

Se svolta con professionalità e pragmatismo, la mappatura si rivela di grande utilità pratica, in quanto consente di:  

• comprendere in che modo vengono impiegate le risorse aziendali; 
• determinare il livello ottimale di risorse da assegnare al singolo processo aziendale (budgeting di processo); 
• imputare i costi delle attività aziendali, soprattutto quelle legate a processi di natura manageriale e di supporto, ai prodotti o servizi, ai canali distributivi, alle tipologie di clienti, nonché alle aree geografiche; 
• mostrare le interdipendenze sussistenti tra le differenti attività, anche se svolte da funzioni aziendali distinte;  
• valutare la convenienza economica di differenti corsi d’azione (per esempio, è meglio produrre all’interno o esternalizzare?), attraverso la determinazione dei costi delle attività connesse all’alternativa prescelta.

Quanto costa mappare i processi aziendali?

Mappare i processi aziendali è un’attività che può richiedere un importante investimento, in termini di costo, tempo ed energia.

Quali sono i benefici?

La sua onerosità è comunque soppesata dagli innumerevoli benefici, alcuni dei quali sono:  

• l’ottimizzazione delle criticità di processo e dei gap di prestazione rispetto alle performance-target. L’evidenziazione delle derive, delle inefficienze e degli eventuali rischi facilita e velocizza il top management nella scelta del piano di azione da adottare;  
• una maggiore coordinazione e strutturazione della forza lavora impiegata, unitamente ad un maggiore coinvolgimento della stessa. Infatti, la mappatura offre ai membri del team informazioni approfondite sugli obiettivi principali da raggiungere, evidenziandone il ruolo, le ragioni per cui sono essenziali all’interno del processo e il modo migliore per collaborare sinergicamente;  
• la minimizzazione degli effetti negativi delle asimmetrie informative, attraverso una maggiore e più immediata condivisione delle informazioni di processo relative alle decisioni strategiche, alle procedure operative e alle unità organizzative coinvolte.  

Oggi il mercato globale richiede la massima efficienza del sistema aziendale; conoscerne approfonditamente gli elementi caratterizzanti significa avere le idee chiare e olistiche sui punti di forza e di debolezza della propria azienda. Pertanto, la mappatura del processo è un punto strategico per il miglioramento dell’intera organizzazione aziendale, oltre ad essere il riferimento operativo delle risorse umane interessate.