È urgente! Ma è anche importante? La matrice di Eisenhower ti aiuta a capirlo

La gestione del tempo

Uno dei fattori determinanti per una corretta produttività è la gestione del tempo.

Quante volte è capitato di essere arrivati a fine giornata avendo fatto numerose attività ma con la sensazione di non aver concretizzato nulla? Probabilmente è perché il tempo che dedichiamo alle cose da fare non è strutturato, o, meglio, non è organizzato.

Fretta, pazienza e metodo

Abbiamo già parlato del tempo in articoli precedenti, specialmente a proposito di due aspetti apparentemente agli antipodi tra loro: fretta e pazienza. Ovvero, il senso d’urgenza e, d’altro canto, la capacità di resistere allo stress che causa, rallentando i ritmi e aspettando l’evoluzione naturale degli eventi (e approfittarne per conoscere meglio la situazione e noi stessi).

Esercitare la virtù della pazienza in maniera ragionata richiede metodo e organizzazione. In questo ci viene in aiuto Eisenhower con la sua matrice.

Eisenhower suddivide le attività da fare in quattro categorie, destinate ad altrettanti 4 quadranti, secondo le due direttrici Urgenza / Importanza.

La matrice di Eisenhower

Matrice di Eisenhower

Le situazioni importanti ed urgenti vanno gestite come emergenze, quindi velocemente e con grande attenzione.

Quelle importanti e non urgenti sono da intendersi come miglioramento, quindi possono avere una durata nel tempo più lunga (ma devono comunque essere affrontate con la dovuta cura, prima che rischino di trasformarsi in emergenza).

Quando si valuta una situazione non importante ed urgente si può delegare, ovvero individuare qualcuno che agisca per nostro conto (e quel qualcuno possiamo anche essere noi, a fine giornata).

Infine, quando si affrontano quelle non importanti e non urgenti si rischia di trovarsi davanti a uno spreco di tempo, che ci allontana dalla soluzione dei problemi, ma anche dalla possibilità di miglioramento.

Qualche consiglio su come organizzare il proprio tempo con la matrice di Eisenhower

Ma come individuare in quale quadrante collocare le attività nella pipeline di cose da fare e individuare correttamente le priorità?

Basta dedicare un po’ di tempo alle seguenti attività (e in quest’ordine): 

1. elencare le attività da fare;
2. individuare l’importanza funzionale dell’attività;
3. assegnarle il tempo previsto per l’esecuzione;
4. ragionare sull’urgenza (ovvero la scadenza nel tempo, se più o meno ravvicinata);
5. creare una lista di priorità.

A questo punto possiamo cominciare a lavorare, spuntando con efficienza e serenità le voci dalla nostra lista.

Buon lavoro!