Controlling e mappatura dei processi. Il caso di un’azienda di produzione.

Controlling e Mappatura dei processi: il primo passo è conoscere e comprendere la propria situazione

Torniamo a parlare di controlling e mappatura di processi.

Dopo aver approfondito i fondamenti teorici sulla mappatura dei processi, vogliamo oggi condividere il caso pratico di un’azienda di produzione industriale.

Durante il primo incontro con il Direttore Generale e il Responsabile Amministrativo è emersa un’esigenza principale: l’impellente necessità di comprendere appieno lo stato attuale della loro azienda, in termini di criticità e punti di forza, in modo da poter effettuare scelte più consapevoli nella gestione della quotidianità e nel prendere decisioni di lungo periodo.

Abbiamo quindi impostato un percorso su due binari paralleli: da un lato la mappatura dei processi, e dall’altro l’implementazione del controllo di gestione. Oggi ci concentriamo sulla mappatura.

La mappatura dei processi: le interviste

Il primo passo è stato individuare i macro-processi ed i relativi process owners (responsabili di processo). Come? Abbiamo organizzato un’intervista all’Imprenditore, coadiuvato dal Responsabile Amministrativo, ovvero le persone che possiedono la visione d’insieme dell’azienda.

Grazie a queste interviste, partendo dall’organigramma aziendale, abbiamo ottenuto una descrizione precisa delle mansioni e delle persone che le svolgono, associando ogni persona alla funzione di appartenenza (approvvigionamento, amministrazione, IT, ecc..).

La visita allo stabilimento

Al termine dell’intervista, abbiamo fatto una visita guidata nello stabilimento di produzione, con le spiegazioni dei responsabili, attraversando tutte le sue linee operative.  Successivamente abbiamo visitato tutti gli altri reparti, toccando quindi con mano e vivendo sul campo i processi che ci erano precedentemente stati descritti.

L’individuazione dei processi

Dopo aver compreso i processi nella loro totalità e complessità, abbiamo proceduto a individuare e ripartire i processi di management, i processi chiave e i processi di gestione delle risorse.

In particolare abbiamo identificato i processi chiave per dedicare loro un’analisi più approfondita.

Il core dell’azienda: la produzione

Il primo processo chiave analizzato è il core dell’azienda: la produzione, dal ricevimento degli ordini da cliente fino alla spedizione dei prodotti finiti. Abbiamo quindi effettuato nuove interviste al personale coinvolto nel processo. Abbiamo  domandato loro quali fossero le attività assegnate e svolte, quali difficoltà avessero incontrato nello svolgerle, quali risorse utilizzavano.

L’ascolto e l’osservazione: strumenti di lavoro e incentivi alla condivisione

Scegliere un approccio improntato all’ascolto è stata una vera e propria scelta strategica: quando si vuole fare emergere la struttura dei processi è sempre fondamentale osservare ed ascoltare.

Le interviste sono quindi uno degli strumenti principali per comprendere le interazioni (orizzontali, verticali e trasversali) tra le diverse funzioni aziendali. Abbiamo così individuato, con l’aiuto del personale,  sia le pratiche virtuose che i passaggi critici, ossia quelli che necessitano di maggiore attenzione o che comportano dispersioni di tempo.

Così facendo abbiamo ricavato preziose informazioni, oltre che indicazioni, proposte e spunti di miglioramento.

Questo patrimonio di informazioni è stato quindi il punto di partenza su cui cominciare a lavorare e mappare, per avere in mano la chiave per ottimizzare la struttura, modificare e innovare i processi meno efficienti.

Oltretutto, concludiamo, parlare e confrontarsi con tutte i collaboratori aziendali comporta un coinvolgimento del personale su tutti i livelli: la mappatura dei processi permette quindi non solo di ottenere una visione globale dell’azienda, ma stimola e promuove anche la condivisione degli obiettivi e il senso di appartenenza alla vita aziendale.

Vuoi che il tuo comparto produttivo migliori e ottimizzi i processi? Chiedici informazioni sulla mappatura, per avere una fotografia precisa che rappresenti le dinamiche della tua azienda, per impostare un buon progetto di controlling.

vp